8D Raporu Nasıl Hazırlanır? D0'dan D8'e Adım Adım

8D raporu, müşteri şikâyeti ya da ciddi bir iç uygunsuzluk sonrasında problemin ekip hâlinde çözüldüğünü ve tekrar etmeyeceğini gösteren belgedir. Adını sekiz disiplinden (D1-D8) alır. Otomotiv tedarik zincirinde müşteriler 8D’yi çoğu zaman kendi formatında ister. IATF 16949 da madde 10.2.3’te problem çözme için belgelenmiş bir süreç ister ve müşteri bir yöntem belirlediyse o yöntemin kullanılmasını şart koşar.

Rapor doldurulunca problem çözülmüş olmaz. Müşterinin kalite mühendisi 8D’yi okurken iki şeye bakar. Kök neden gerçekten bulunmuş mu? Alınan önlem aynı hatanın başka bir partide, başka bir hatta ya da başka bir üründe tekrar çıkmasını engelliyor mu? Aşağıdaki adımlar bu iki sorunun cevabını rapora koymanın yoludur.

8D nereden çıktı?

Yöntem, Ford’un ekip odaklı problem çözme yaklaşımına dayanır. Ford sonradan başa bir hazırlık ve acil önlem adımı ekledi. Bu adım D0 olarak anılır ve yöntemin bu biçimi G8D (Global 8D) adıyla yaygınlaştı. Bugün otomotivin yanında beyaz eşya, savunma sanayi ve genel sanayide de müşteriler tedarikçilerinden 8D istiyor.

D0: Hazırlık ve acil önlem

Şikâyet geldiğinde ilk sorulacak soru, hatalı parçanın hâlâ sevk edilip edilmediğidir. Sevkiyat sürüyorsa üretimdeki, depodaki ve yoldaki şüpheli partiler ayrılır. D0’da ayrıca problemin 8D gerektirip gerektirmediğine karar verilir. Tek seferlik ve nedeni belli küçük bir hata için düzeltme yeterli olabilir. Müşteri 8D istediyse bu karar zaten verilmiştir.

D1: Ekibi kurun

Ekipte problemi yaşayan süreçten en az bir kişi, kalite, üretim ve gerekirse tasarım ya da satın alma bulunur. Bir ekip lideri atanır. Kalite biriminin 8D’yi masada tek başına yazması en sık görülen hatalardan biridir. Sahadan kimse olmadan yazılan kök neden, sahada karşılığı olmayan bir önleme götürür.

D2: Problemi tanımlayın

Problem tanımı ölçülebilir olmalıdır. “Parçada çapak var” yerine hangi parça numarası, hangi parti, kaç adet, hangi ölçü ve müşteride hangi istasyonda bulunduğu yazılır. 5N1K soruları (ne, nerede, ne zaman, nasıl, neden, kim) bu adımda iş görür.

Olan ve olmayan analizi (Is-Is Not) de faydalıdır. Hata hangi hatta var, hangisinde yok? Hangi vardiyada görülüyor, hangisinde görülmüyor? Bu karşılaştırma D4’te aranacak nedeni daraltır.

D3: Geçici önlemi alın

Geçici önlem, kök neden bulunana kadar müşteriyi korur. Genellikle stoktaki, sevk edilmiş ve müşteri deposundaki parçaların ayıklanması, yüzde yüz kontrol ve ayıklanan partilerin işaretlenmesidir. Raporda kaç adet ayıklandığı, kaçının hatalı çıktığı ve temiz partilerin nasıl işaretlendiği yazılır.

Müşteri, ilk temiz partinin hangi tarihte ve hangi işaretle geleceğini bilmek ister. Geçici önlemin ne zamana kadar süreceği ve kimin takip edeceği de belirtilmelidir. Bu yazılmazsa ayıklama aylarca kalıcı faaliyetin yerini tutar.

D4: Kök nedeni bulun

8D’nin ağırlığı bu adımdadır. İki ayrı kök neden aranır:

• Oluşma nedeni. Hata neden üretildi?
• Kaçma nedeni. Hata neden yakalanmadan müşteriye ulaştı?

İkisi ayrı sorulmazsa rapor yarım kalır. Örneğin çapak aşınmış bir kalıptan oluşmuş olabilir. Aynı parçanın müşteriye ulaşması ise kontrol planında çapak kontrolü olmamasından ya da kontrolün yapılıp kayda geçmemesinden kaynaklanır.

Balık kılçığı (Ishikawa) diyagramı olası nedenleri insan, makine, malzeme, yöntem, ölçüm ve çevre başlıklarında toplar. 5 Neden ise tek bir neden zincirini sonuna kadar takip eder. Kök neden doğrulanmadan D5’e geçilmez. Doğrulama, hatanın bu nedenle tekrar üretilebildiğini göstermek demektir. Bu mümkün değilse veriyle desteklenir.

“Operatör hatası” ve “dikkatsizlik” kök neden sayılmaz. Bunlar hatanın kimin elinde oluştuğunu söyler, sistemin hatayı neden engellemediğini açıklamaz. Asıl soru, operatörün hata yapabilmesine hangi koşulun izin verdiğidir.

D5: Kalıcı faaliyeti seçin ve doğrulayın

Her kök nedene karşı bir kalıcı faaliyet yazılır. Oluşma nedeni için örneğin kalıp bakım sıklığı değiştirilir. Kaçma nedeni için kontrol planına yeni bir kontrol ya da hata önleyici (poka-yoke) eklenir. Faaliyetin kök nedeni ortadan kaldıracağı, uygulamadan önce denemeyle ya da veriyle gösterilir.

Eğitim tek başına kalıcı faaliyet sayılmaz. İnsan unutur, personel değişir. Eğitim, sistemde yapılan bir değişikliğin parçası olarak yer alabilir.

D6: Uygulayın ve etkinliği doğrulayın

Kalıcı faaliyet devreye alınır ve tarihiyle kayda geçer. Etkinlik, belirli bir süre ya da parti sayısı boyunca hatanın tekrar etmediği gösterilerek doğrulanır. Doğrulama tamamlanınca D3’teki geçici önlem kaldırılır. Bu tarih de rapora yazılır.

D7: Tekrarını önleyin

D7, aynı hatanın başka bir yerde doğmasını engeller. Bu adımda yapılan işler şunlardır:

• PFMEA güncellenir. Yeni bulunan hata türü, nedeni ve kontrolü FMEA’ya eklenir.
• Kontrol planı ve iş talimatları güncellenir.
• Aynı önlem benzer ürünlere, benzer hatlara ve diğer tesislere yayılır.
• Gerekiyorsa kalıp, makine ve bakım prosedürleri değiştirilir.

IATF 16949 madde 10.2.3, problem çözme sürecinde PFMEA ve kontrol planı gibi belgelerin gözden geçirilip güncellenmesini açıkça ister. Bu yüzden denetimlerde kapanmış bir 8D’nin ardından FMEA’nın güncellenip güncellenmediği sıkça sorulur.

D8: Ekibi takdir edin ve kapatın

Son adımda ekibin emeği takdir edilir, rapor müşteriye gönderilir ve 8D kapatılır. Kapanış kararını ekip lideri verir. Müşteri 8D’yi kendi portalında takip ediyorsa kapanış onun onayını da bekler.

8D raporunda en sık yapılan hatalar

1. Problem tanımının ölçüsüz yazılması.
2. Geçici önlemin kalıcı faaliyet gibi sunulması.
3. Yalnızca oluşma nedeninin aranması, kaçma nedeninin atlanması.
4. Kök neden olarak “operatör hatası” yazılması.
5. Kalıcı faaliyetin uygulama tarihinin ve etkinlik kanıtının eksik kalması.
6. FMEA ve kontrol planının güncellenmemesi.
7. Raporun müşteri istediği için doldurulması ve fabrikada hiçbir şeyin değişmemesi.

Excel’de takip edilen 8D’lerde ne kaybolur?

Çoğu fabrikada 8D bir Word ya da Excel şablonunda yazılır ve müşteriye e-postayla gider. Şikâyet bir listede, 8D başka bir dosyada, FMEA bir başkasında durur. 8D kapanmış görünür ama şikâyet kaydı açık kalır ya da tam tersi olur. Hangi 8D’de kök neden boş bırakıldı, hangisinde D6 tarihi yok, bunu görmek için dosyaları tek tek açmak gerekir.

8D’nin genel düzeltici faaliyet sürecindeki yerini DÖF nedir, nasıl yürütülür yazısında ayrıca anlattık.

RedQ’da 8D nasıl yürür?

RedQ’da müşteri şikâyeti satırındaki 8D aç düğmesi 8D kaydını açar ve problem tanımı (D2) şikâyetten dolu gelir. Kök neden (D4) ve kalıcı faaliyet (D5) doldurulmadan 8D kapanmaz. Bağlı 8D kapanmadan da şikâyet kapanmaz. Açık 8D Raporları ekranında adımları tamamlanmamış kayıtlar tek listede görünür. Tedarikçiden istenen 8D’lerde yanıt süresi tedarikçi karnesine işlenir.

Böylece raporun eksik adımla kapanmasını sistemin kendisi engeller. Ekranları kendi şikâyet örneklerinizle görmek için canlı demo isteyebilirsiniz. Problem çözme sürecinizin bugünkü durumunu Redline Quality uzmanlarıyla konuşmak için ücretsiz ön analiz talebi bırakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

8D raporu kaç günde tamamlanmalı?

Süreyi müşterinin özel şartları belirler. Genellikle geçici önlemin (D3) ilk günlerde, kök neden ve kalıcı faaliyetin daha sonra bildirilmesi istenir. Müşteri 8D'yi kendi portalında takip ediyorsa oradaki terminler esas alınır.

8D ile DÖF arasındaki fark nedir?

DÖF her türlü uygunsuzluk için kullanılan genel düzeltici faaliyet kaydıdır. 8D ise müşteri şikâyeti ve tekrarlayan ciddi problemler için ekip hâlinde, belirli adımlarla yürütülen problem çözme yöntemidir.

8D'de kök neden olarak operatör hatası yazılabilir mi?

Yazılmamalıdır. Operatör hatası, hatanın kimin elinde oluştuğunu söyler ama sistemin hatayı neden engellemediğini açıklamaz. Kök neden, hatanın oluşmasına ve yakalanmadan müşteriye ulaşmasına izin veren koşuldur.