DÖF Nedir? Düzeltici Faaliyet Nasıl Açılır ve Kapatılır?

DÖF, düzeltici ve önleyici faaliyetin kısaltmasıdır. Bir uygunsuzluğun nedenini bulup ortadan kaldırmak için başlatılan ve kaydı tutulan iştir. Kalite sistemi kurulu fabrikalarda DÖF iç tetkik bulgusundan, müşteri şikâyetinden, tedarikçi hatasından ya da iş kazasından açılabilir.

Terim ISO 9001’in eski sürümlerinden gelir. ISO 9001:2008’de düzeltici faaliyet ve önleyici faaliyet iki ayrı maddeydi. ISO 9001:2015 önleyici faaliyeti ayrı madde olarak kaldırdı ve yerine risk ve fırsatları ele almayı (madde 6.1) koydu. Düzeltici faaliyet ise madde 10.2 “Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet” başlığı altında devam ediyor. Sahada alışkanlık sürdüğü için kısaltma hâlâ DÖF olarak kullanılıyor.

Düzeltme ile düzeltici faaliyet aynı şey mi?

Aynı şey sayılmaz ve bu fark DÖF’ün kalitesini belirler. ISO 9000’deki tanımlara göre düzeltme, uygunsuzluğu gidermek için yapılan iştir. Hatalı parçayı ayıklamak, yeniden işlemek ya da yanlış etiketi değiştirmek birer düzeltmedir. Düzeltici faaliyet ise uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırır ve tekrarını önler.

“Hatalı 40 parça ayıklandı” bir düzeltmedir. “Kalıp ömrü takibi bakım planına eklendi, kalıp belirli baskı sayısında kontrol edilecek” bir düzeltici faaliyettir. Pek çok DÖF formu yalnızca düzeltme yazılarak kapatılır ve aynı bulgu bir sonraki tetkikte yeniden çıkar.

Önleyici faaliyet ne oldu?

Önleyici faaliyet, henüz oluşmamış bir uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırmaktır. ISO 9001:2015 bunu ayrı bir form ve süreç olarak istemiyor. Riskler süreç bazında belirlenir, değerlendirilir ve gereken önlemler planlanır. Birçok kuruluş risk tablosundan doğan aksiyonları “önleyici faaliyet” adıyla takip etmeyi sürdürüyor. Önlem bir riske bağlı durduğu ve etkinliği izlendiği sürece bunda sakınca yoktur.

IATF 16949 bu konuda ayrıca hata önleme ister. Madde 10.2.4’e göre kuruluş, uygun hata önleme yöntemlerinin belirlendiği belgelenmiş bir süreç kurar. Kullanılan yöntemin ayrıntısı PFMEA gibi süreç risk analizinde, test sıklıkları ise kontrol planında yer alır.

DÖF hangi durumlarda açılır?

Sahada DÖF’lerin çoğu şu kaynaklardan gelir:

• İç tetkik ve dış denetim bulguları
• Müşteri şikâyetleri ve iadeler
• Uygun olmayan ürün kayıtları
• Giriş kontrolde reddedilen tedarikçi partileri
• Yönetimin gözden geçirmesinde alınan kararlar
• İş kazası, ramak kala olay ve çevre olayları
• Tekrarlayan proses sapmaları

Her uygunsuzluk için DÖF açmak gerekmez. ISO 9001 madde 10.2.1, nedenin ortadan kaldırılması için faaliyet gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesini ister. Tek seferlik, etkisi düşük bir hata için düzeltme yeterli görülebilir. Bu kararın gerekçesi kayda geçerse denetimde soru işareti kalmaz.

DÖF adım adım nasıl yürütülür?

ISO 9001 madde 10.2’nin istediği sıra sahada altı adıma dönüşür:

1. Uygunsuzluğa tepki verin. Hatalı ürün ya da durum kontrol altına alınır ve düzeltilir. Sonuçları da ele alınır. Örneğin müşteriye giden şüpheli parti geri çağrılır.
2. Nedeni belirleyin. Uygunsuzluk gözden geçirilir ve kök neden aranır. 5 Neden ve balık kılçığı en yaygın araçlardır.
3. Benzerini arayın. Aynı uygunsuzluk başka bir hatta, üründe ya da süreçte var mı, oluşabilir mi diye bakılır.
4. Faaliyeti planlayıp uygulayın. Kök nedene yönelik faaliyet yazılır, sorumlusu ve termini belirlenir.
5. Etkinliği gözden geçirin. Faaliyetin uygunsuzluğu gerçekten ortadan kaldırdığı kanıtla gösterilir.
6. Gerekiyorsa sistemi güncelleyin. Risk tablosu, prosedür, talimat, FMEA ya da kontrol planı güncellenir.

Standart, uygunsuzluğun niteliğini, alınan faaliyetleri ve faaliyetlerin sonuçlarını dokümante bilgi olarak saklamayı ister (madde 10.2.2).

İyi bir DÖF formunda neler bulunur?

• DÖF numarası ve açılış tarihi
• Kaynağı (tetkik, şikâyet, uygun olmayan ürün gibi)
• Uygunsuzluğun ölçülebilir tanımı ve ilgili standart maddesi
• Yapılan düzeltme
• Kök neden ve kullanılan analiz yöntemi
• Düzeltici faaliyet, sorumlusu ve termini
• Etkinlik kontrolünün tarihi, yöntemi ve sonucu
• Kapanış onayı

Bulgunun hangi standart maddesine bağlı olduğunu yazmak, denetimde “bu maddeyle ilgili açık DÖF’ünüz var mı” sorusunu hızlı cevaplamayı sağlar.

DÖF’lerde en sık görülen sorunlar

Etkinlik kontrolü yapılmadan kapatma. Faaliyet uygulandığı gün DÖF kapatılır. Oysa etkinlik ancak belli bir süre sonra görülebilir. Etkinlik kontrolü için ileri bir tarih belirlenmeli ve o tarihte kontrolü yapan kişi kayda yazılmalıdır.

Termin uzatma alışkanlığı. Terminler sürekli ileri atılır ve liste uzar. Uzatma gerekçesiyle birlikte kaydedilmezse denetçi bunu takip eksikliği olarak yazar.

Kök neden olarak kişi gösterme. “Dikkatsizlik” ya da “operatör hatası” yazılan DÖF, sistemde hiçbir şeyi değiştirmez.

DÖF sayısıyla övünme. Çok DÖF açılması sistemin iyi çalıştığını göstermez. Asıl ölçü, açılanların zamanında ve etkin biçimde kapanmasıdır. DÖF kapanış oranı ve ortalama kapanış süresi bu yüzden izlenmeye değer iki göstergedir.

Excel’de sürüm karmaşası. DÖF listesi paylaşımlı bir dosyada durur, birden fazla kopyası dolaşır ve hangisinin güncel olduğu belirsizleşir. Sorumluya hatırlatma gitmez, termini geçen kayıt kimsenin gözüne çarpmaz.

DÖF performansı nasıl izlenir?

Açık DÖF listesi tek başına sistemin durumunu anlatmaz. Birkaç gösterge birlikte izlendiğinde tablo netleşir:

• Dönem içinde açılan ve kapanan DÖF sayısı ile kapanış oranı
• Ortalama kapanış süresi
• Termini geçmiş açık DÖF sayısı
• Aynı nedenle yeniden açılan DÖF sayısı
• DÖF’lerin kaynağa göre dağılımı (tetkik, şikâyet, tedarikçi, saha)

Aynı nedenle yeniden açılan DÖF, önceki faaliyetin etkin olmadığını gösterir. Bu yüzden en dikkatli bakılması gereken göstergedir. ISO 9001 madde 9.3.2, uygunsuzlukları ve düzeltici faaliyetleri yönetimin gözden geçirmesinin girdileri arasında sayar. Göstergeler toplantıya her dönem aynı biçimde gelirse eğilim kolayca görülür.

DÖF ile 8D arasındaki fark

DÖF genel bir çerçevedir ve her türlü uygunsuzluk için kullanılır. 8D ise müşteri şikâyeti ya da tekrarlayan ciddi problemler için ekip hâlinde yürütülen, adımları belirli bir problem çözme yöntemidir. Birçok fabrikada müşteri şikâyetleri 8D ile, iç tetkik bulguları DÖF ile takip edilir. İkisinin aynı sistemde ve birbirine bağlı durması, aynı problemin iki ayrı kayıtta farklı hızlarda ilerlemesini önler. 8D’nin adımları için 8D raporu nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.

RedQ’da DÖF takibi

RedQ’da bulgular ve aksiyonlar PTTR aksiyon takibi listesinde toplanır. Her kullanıcı kendisine atanan işleri İşlerim ekranında görür. Panoda açık uygunsuzluklar ve DÖF kapanış oranı birlikte izlenir. İç tetkikten, şikâyetten ya da uygun olmayan ürün kaydından doğan aksiyon kendi kaynağına bağlı kalır.

Bugün Excel’de tuttuğunuz açık DÖF listesi RedQ’ya toplu aktarılır. Geçerli satırlar işlenir, hatalı satırlar satır numarası ve sebebiyle listelenir. Yönetimin gözden geçirmesi açıldığında uygunsuzluklar, şikâyetler ve denetim sonuçları kayıtlardan derlenir.

Kendi DÖF listenizle nasıl çalıştığını görmek için canlı demo isteyebilirsiniz. Düzeltici faaliyet sürecinizin bugünkü durumunu Redline Quality uzmanlarıyla konuşmak için ücretsiz ön analiz talebi bırakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Her uygunsuzluk için DÖF açmak zorunlu mu?

Zorunlu değildir. ISO 9001 madde 10.2.1, nedenin ortadan kaldırılması için faaliyet gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesini ister. Tek seferlik ve etkisi düşük bir hata için düzeltme yeterli görülebilir. Değerlendirmenin sonucu ve gerekçesi kayda geçmelidir.

ISO 9001:2015'te önleyici faaliyet var mı?

Ayrı bir madde olarak yoktur. Önleyici faaliyetin yerini madde 6.1'deki risk ve fırsatları ele alma şartı almıştır. Riskten doğan önlemler yine planlanır ve etkinlikleri değerlendirilir.

DÖF ne zaman kapatılır?

Faaliyet uygulandıktan ve etkinliği kanıtla doğrulandıktan sonra kapatılır. Etkinlik kontrolü için ileri bir tarih belirlenir, kontrolün sonucu ve kontrolü yapan kişi kapanış kaydına yazılır.