IATF 16949 İç Tetkik Nasıl Planlanır? Üç Yıllık Program ve Soru Listesi

IATF 16949 belgeli bir fabrikada iç tetkik, ISO 9001’deki iç denetimden daha ayrıntılı bir programdır. Standart üç ayrı denetim türü ister. Bunların üç yıllık takvim dönemi içinde tüm süreçleri kapsamasını şart koşar ve imalat süreçleri için vardiya kapsamını ayrıca tanımlar. Belgelendirme denetiminde denetçi önce programa, sonra programın gerçekten uygulanıp uygulanmadığına bakar.

IATF 16949’daki üç denetim türü

KYS denetimi (madde 9.2.2.2). Kalite yönetim sisteminin tüm süreçleri her üç takvim yılı içinde, yıllık bir programa göre ve süreç yaklaşımıyla denetlenir. Müşteriye özel şartların uygulanıp uygulanmadığı da örneklenir.

İmalat süreci denetimi (madde 9.2.2.3). Tüm imalat süreçleri her üç takvim yılı içinde denetlenir. Müşteri belirli bir süreç denetimi yaklaşımı istiyorsa o kullanılır. Alman otomotiv müşterileri için bu çoğunlukla VDA 6.3’tür. Her denetim planında süreç, yürütüldüğü tüm vardiyalarda denetlenir ve vardiya devri de örneklenir. Süreç risk analizinin (PFMEA), kontrol planının ve ilgili dokümanların etkin uygulanıp uygulanmadığına bakılır.

Ürün denetimi (madde 9.2.2.4). Ürünlerin şartlara uygunluğu, üretim ve teslimatın uygun aşamalarında, müşterinin istediği yaklaşımla denetlenir. Müşteri bir yöntem tanımlamadıysa kuruluş kendi yöntemini belirler.

Üç yıllık iç tetkik programı nasıl kurulur?

İç tetkik programı (madde 9.2.2.1) risk temelli kurulur. Bir sürecin ne sıklıkla denetleneceğini riski, iç ve dış performans eğilimleri ve sürecin ne kadar kritik olduğu belirler. Standart ayrıca süreç değiştiğinde, iç ya da dış uygunsuzluk çıktığında ve müşteri şikâyeti geldiğinde denetim sıklığının gözden geçirilmesini ister. Programın etkinliği yönetimin gözden geçirmesinde değerlendirilir.

Sahada program iki tablodan oluşur:

• Üç yıllık matris. Satırlarda KYS süreçleri, imalat süreçleri ve ürün aileleri, sütunlarda yıllar bulunur. Her satırın üç yıl içinde en az bir kez denetlendiği buradan görülür.
• Yıllık plan. Matristen o yıla düşen denetimler aylara dağıtılır ve her birine denetçi atanır.

Yeni devreye alınan bir hat, müşteri şikâyeti alan bir ürün ailesi ya da kaynak, ısıl işlem ve kaplama gibi özel prosesler daha sık denetlenir. Program yıl içinde, şikâyet geldiğinde ya da süreç değiştiğinde güncellenebilir. Değişikliğin nedeni kayda geçmelidir.

Vardiya kapsamı neden atlanmamalı?

İmalat süreci denetiminde sık rastlanan bir eksik, denetimlerin yalnızca gündüz vardiyasında yapılmasıdır. Standart, her sürecin yürütüldüğü tüm vardiyalarda denetlenmesini ister. Gece vardiyasında kontrol formunun boş kaldığı, iş talimatının farklı uygulandığı ya da vardiya devrinde bilginin aktarılmadığı durumlar genellikle bu denetimlerde ortaya çıkar. Yıllık planda her imalat süreci için bir vardiya sütunu tutmak bu eksiği görünür kılar.

İç denetçi kimlerden seçilir?

IATF 16949 madde 7.2.3 iç denetçilerin yetkinliğini tanımlar. Denetçilerin en az şu konuları anlaması beklenir:

• Otomotiv süreç yaklaşımı ve risk temelli düşünce
• Müşteriye özel şartlar
• Denetim kapsamındaki ISO 9001 ve IATF 16949 şartları
• Çekirdek araçlar (APQP, PPAP, FMEA, SPC, MSA)
• Denetimin planlanması, yürütülmesi, raporlanması ve bulguların kapatılması

İmalat süreci denetçileri ayrıca denetledikleri sürecin teknik bilgisine, PFMEA ve kontrol planına hâkim olmalıdır. Ürün denetçileri ürün şartlarını ve ilgili ölçüm ekipmanının kullanımını bilmelidir. Yetkinliğin sürdürüldüğü, kuruluşun belirlediği asgari yıllık denetim sayısıyla ve şartlardaki değişikliklerin takibiyle gösterilir.

Denetçi kendi işini denetlemez. ISO 9001 madde 9.2.2, denetim sürecinin tarafsızlığını ve objektifliğini sağlayacak biçimde denetçi seçilmesini ister. Küçük fabrikalarda bu, bölümlerin birbirini çapraz denetlemesiyle ya da dış destekle çözülür.

İyi bir soru listesi

Soru listesi, standardın maddelerini sırayla okumak yerine sürecin gerçek işleyişinden kurulduğunda işe yarar. KYS denetiminde süreç kartındaki girdiler, çıktılar, kaynaklar, göstergeler ve riskler sorulur. İmalat süreci denetiminde sahada kontrol planındaki her karakteristiğin ölçülüp kaydedildiği, ölçüm cihazının kalibrasyonunun geçerli olduğu ve iş talimatının hattaki sürümle aynı olduğu kontrol edilir.

İyi bir soru, cevabı kanıtla verilebilen sorudur. “Eğitimler yapılıyor mu?” yerine “CNC-04 operatörünün yetkinlik matrisinde bu iş için onayı var mı, kaydı gösterilebiliyor mu?” diye sorulur. Kalibrasyon sorularında da cihaz kodu üzerinden gitmek işe yarar. Ölçüm cihazlarının takibini kalibrasyon takibi nasıl yapılır yazısında ayrıntılı anlattık.

VDA 6.3 soru kataloğu VDA’nın telifli yayınıdır. Kuruluş bu soruları satın aldığı yayından kullanır.

Denetim raporunda neler olmalı?

Raporu okuyan kişi denetime katılmamış olsa bile neyin, nerede ve nasıl denetlendiğini anlayabilmelidir. Bunun için raporda şunlar bulunur:

• Denetlenen süreç, vardiya, tarih ve denetçi
• Kullanılan soru listesi ve sürümü
• Örneklenen kayıtlar (parça numarası, parti, iş emri, cihaz kodu)
• Her bulgunun ilgili standart maddesi ve sınıfı
• Bulgunun kanıtı (fotoğraf, kayıt numarası, doküman sürümü)
• Düzeltici faaliyetin sorumlusu ve termini

Örneklenen kayıtların yazılması, bir sonraki denetimde başka kayıtlara bakılmasını ve örneklemin genişlemesini sağlar. Bulgu çıkmayan denetimde de neye bakıldığı yazılmalıdır. Yalnızca “uygunsuzluk yok” yazan bir rapor, denetimin nasıl yapıldığını göstermez.

Bulgular nasıl sınıflandırılır ve kapatılır?

Bulgular genellikle majör uygunsuzluk, minör uygunsuzluk ve iyileştirme fırsatı olarak sınıflandırılır. Majör bulgu, bir şartın sistematik olarak karşılanmadığını ya da müşteriye uygunsuz ürün gitme riskini gösterir. Her uygunsuzluk için düzeltici faaliyet açılır, kök neden aranır ve etkinlik doğrulanır. Majör bulgularda faaliyet tamamlandıktan sonra yapılan bir takip denetimi, kapanışın kanıtını güçlendirir.

Denetim sonuçları, programın etkinliği ve açık bulgular yönetimin gözden geçirmesine girdi olur. Belgelendirme denetiminde iç tetkik bulgularının kapanış kanıtı sıkça sorulur. Bu yüzden her bulgunun düzeltici faaliyetine ve kapanış kanıtına raporun içinden ulaşılabilmesi gerekir. Düzeltici faaliyetin adımları için DÖF nedir, nasıl yürütülür yazısına bakabilirsiniz.

Kâğıt soru listesinin bedeli

Pek çok fabrikada tetkik soruları kâğıtta doldurulur, sonra bilgisayara yazılır. Sahada çekilen fotoğraflar denetçinin telefonunda kalır. Bulgular rapora geçerken kısalır, kanıt fotoğrafı rapora eklenmez. Üç yıllık matris bir Excel dosyasında durur ve hangi sürecin hangi vardiyada denetlendiğini görmek için eski raporları açmak gerekir.

RedQ’da iç tetkik

RedQ’da üç yıllık denetim planı, KYS denetimi, iç tetkikler, süreç ve ürün denetimleri ile tedarikçi denetimleri aynı soru listesi altyapısını kullanır. IATF 16949, ISO 9001 ve AS9100 soru listeleri hazır gelir. VDA 6.3 soruları telif nedeniyle gömülü değildir, kuruluş kendi kataloğunu yükler.

Denetçi soru listesini telefonda doldurur ve raporu parmağıyla imzalar. Bağlantı koparsa cevaplar telefonda bekler ve bağlantı gelince sisteme kayıpsız işlenir. Majör bulgudan tek tıkla takip denetimi açılır. Yönetimin gözden geçirmesi açıldığında denetim sonuçları kayıtlardan derlenir.

Kendi denetim planınızla nasıl çalıştığını görmek için canlı demo isteyebilirsiniz. Redline Quality iç denetçi eğitimi ve denetime hazırlık desteği de verir. Bugünkü durumunuz için ücretsiz ön analiz talebi bırakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

IATF 16949'da iç tetkik ne sıklıkla yapılır?

KYS süreçlerinin ve imalat süreçlerinin tamamı her üç takvim yılı içinde denetlenir. Program yıllık hazırlanır. Bir sürecin ne sıklıkla denetleneceğini riski, performans eğilimleri, süreçteki değişiklikler ve şikâyetler belirler.

İmalat süreci denetimi her vardiyada yapılmalı mı?

IATF 16949 madde 9.2.2.3 bunu açıkça ister. Her denetim planında süreç, yürütüldüğü tüm vardiyalarda denetlenir ve vardiya devri de örneklenir.

İç denetçi kendi bölümünü denetleyebilir mi?

Denetçi kendi işini denetlememelidir. ISO 9001 madde 9.2.2, denetimin tarafsızlığını ve objektifliğini sağlayacak biçimde denetçi seçilmesini ister. Küçük fabrikalarda bu, bölümlerin birbirini çapraz denetlemesiyle ya da dış destekle sağlanır.