İç Denetim Soru Listesi: Hazırlama, Telefonda Doldurma ve Kanıt Kaydı

İç denetim soru listesi, denetçinin sahada neye bakacağını, hangi kanıtı isteyeceğini ve cevabı nasıl kaydedeceğini önceden belirleyen çalışma kâğıdıdır. İyi bir liste standart maddelerini sürecin gerçek işiyle birleştirir, her soruyu kanıtla cevaplanacak biçimde yazar ve bulguyu sahada, kanıtıyla birlikte kaydettirir. Kâğıtta doldurulup akşam bilgisayara geçirilen liste ise bu üç işin hepsinde bilgi kaybeder.

Soru listesinin yeri

ISO 9001 madde 9.2.2, organizasyondan bir denetim programı kurmasını ve sürdürmesini ister. Programın sıklık, yöntem, sorumluluk, planlama ve raporlamayı içermesi, süreçlerin önemini, organizasyonu etkileyen değişiklikleri ve önceki denetim sonuçlarını dikkate alması gerekir. ISO 9001 Denetim Uygulamaları Grubu’nun iç denetim notu bunu risk temelli düşünceyle bağlar: sorunların yaşandığı ya da yaşanma ihtimalinin yüksek olduğu süreçler programda öne alınır. Aynı not, denetimin sıklığını, süresini ve kapsamını standardın belirlemediğini, bunların organizasyona bırakıldığını söyler.

Standart bir form biçimi dayatmaz. Soru listesi yöntem kısmının görünen yüzüdür. Belgelendirme denetçisi iç denetim kaydına baktığında neye, hangi örnekle ve hangi kanıta bakıldığını soru listesinden okur. Bu yüzden listenin tek bir uygun ya da uygunsuz kutusundan ibaret olmaması gerekir.

İyi bir soru listesinin yapısı

Her sorunun beş alanı olması işi kolaylaştırır:

1. Süreç ve madde. Soru hangi süreç için, hangi standart maddesiyle ilgili.
2. Soru. Cevabı kanıtla verilebilen, tek bir şeyi soran cümle.
3. Beklenen kanıt. Denetçinin görmesi gereken kayıt, doküman ya da uygulama.
4. Örneklem. Kaç kayda bakılacağı ve hangilerinin seçildiği.
5. Sonuç ve not. Uygun, uygunsuz, uygulanamaz ya da gözlem, yanında serbest metin ve fotoğraf.

Beklenen kanıt ve örneklem sütunları genellikle atlanır. Oysa “eğitimler yapılıyor mu” sorusu iki denetçide iki ayrı denetime dönüşür. “CNC-04 operatörünün bu iş için yetkinlik onayı kayıtta var mı, son revizyonun eğitimi verilmiş mi” sorusunda ise ne bakılacağı bellidir.

Örnek sorular

Aşağıdaki sorular bir imalat süreci denetimi için örnektir. Kendi sürecinizin kartına göre uyarlayın.

Konu	Soru	Beklenen kanıt
İş talimatı	Hattaki talimat, dokümanın yürürlükteki revizyonuyla aynı mı?	Talimat üzerindeki revizyon ve doküman listesi
Kontrol planı	Kontrol planındaki ilk parça kontrolü, son üç vardiyada kayıtlı mı?	Kontrol formu, vardiya kayıtları
Ölçüm	Kullanılan mastarın kalibrasyonu geçerli mi?	Cihaz kodu ve kalibrasyon kaydı
Uygunsuzluk	İşaretli uygunsuz parçalar ayrı alanda mı, kayıtla eşleşiyor mu?	Karantina alanı ve uygunsuzluk kaydı
Yetkinlik	Hatta çalışan operatörün bu işe onayı var mı?	Yetkinlik matrisi
Vardiya devri	Vardiya devrinde açık sorunlar yazılı aktarılıyor mu?	Devir formu

Kalibrasyon satırının arkasındaki işi kalibrasyon takibi nasıl yapılır yazısında, iç tetkik programının üç yıllık yapısını IATF 16949 iç tetkik nasıl planlanır yazısında anlattık.

Sahada doldururken yapılan hatalar

• Listeyi sırayla okumak. Denetçi masadan sorar, sahaya inmez. Soruların sahada, kaydın ve ekipmanın yanında sorulması gerekir.
• Kanıtsız “uygun”. Uygun cevabının yanına neye bakıldığı yazılmazsa, bulgu çıkmayan denetim denetlenmemiş gibi görünür.
• Fotoğrafı sonraya bırakmak. Fotoğraf denetçinin telefonunda kalır, rapora girmez, bir ay sonra hangi hatta ait olduğu hatırlanmaz.
• Bulguyu yumuşatmak. Rapora geçerken “etiket eksik” bulgusu “etiketleme iyileştirilebilir” olur. Bulgu, sahada görüldüğü haliyle yazılmalıdır.
• Listede olmayanı yazmamak. Denetçi bir sorunu görür ama liste sormuyor diye kaydetmez.

Bulgu kaydı için asgari bilgi

Bulgu sahada, denetçi hâlâ o noktadayken şu bilgilerle kaydedilir:

1. Süreç, vardiya, tarih ve denetçi
2. Bakılan kayıt ya da ekipman (parça numarası, parti, cihaz kodu, iş emri)
3. Standart maddesi ve bulgu sınıfı
4. Bulguyu gösteren fotoğraf ya da kayıt numarası
5. Sorumlu ve termin

Bulgu kapanışı da bu kayıtla bağlantılı olmalıdır. Düzeltici faaliyetin nasıl yürütüleceğini DÖF nedir, nasıl yürütülür yazısında bulabilirsiniz. Kapanış kanıtı ayrı bir klasörde değil, bulgunun yanında durursa belgelendirme denetiminde “bu bulgu nasıl kapandı” sorusu dakikalar içinde cevaplanır.

Soru listesi adım adım nasıl kurulur

Sıfırdan başlayan bir kalite ekibi için sıra böyle ilerler:

1. Süreç kartını aç. Girdiler, çıktılar, kaynaklar, göstergeler, riskler ve sorumlular listenin ham maddesidir. Kart güncel değilse önce kartı düzeltin, liste kartın hatasını taşır.
2. Müşteriye özel şartları ekle. Müşterinin o süreçle ilgili ayrı istediği varsa ayrı satır olarak yazın. Bu satırlar belgelendirme ve müşteri denetiminde ilk bakılan yerlerdir.
3. Geçmiş sorunlardan soru üret. Son şikâyetler, uygunsuzluklar ve önceki denetim bulguları sorunun nerede yaşandığını gösterir. Aynı bulgunun tekrar etmediğini kontrol eden bir soru listeye girer.
4. Her soruya beklenen kanıtı yaz. Kanıtı yazılamayan soru, iyi yazılmamış sorudur.
5. Denemeyi sahada yap. Listeyi bir kez gerçek süreçte, bir denetçiyle birlikte gezin. Anlaşılmayan ve aynı anda iki şeyi soran sorular bu turda ortaya çıkar.
6. Sürüm numarası ver. Raporda hangi liste sürümünün kullanıldığı yazılmalıdır, çünkü liste yıllar içinde değişir.

Listeyi güncel tutmak

Soru listesi yılda bir gözden geçirilen bir doküman gibi bırakılırsa eskir. Süreç değiştiğinde, yeni bir müşteri şartı geldiğinde, şikâyet ya da dış uygunsuzluk çıktığında ilgili sorular güncellenir. Denetçilerin sahada eklediği sorular da toplanır ve dönem sonunda listeye alınır. İç denetim programının etkinliğini yönetimin gözden geçirmesinde değerlendirirken, hangi soruların hiç bulgu üretmediği ve hangi bulguların listede karşılığı olmadığı da bakılacak noktalardır.

Aynı soruyu her denetimde aynı biçimde sormak da bir risktir. Örneklem değişmezse denetim aynı beş kaydı görmeye devam eder. Soru aynı kalırken bakılan kayıt, vardiya ve parça numarası her seferinde değiştirilir.

Kâğıttan yazılıma geçerken

Geçişte en sık yapılan hata, mevcut Excel listesini olduğu gibi aktarmaktır. Bu, kâğıttaki aksaklıkları yazılıma taşır. Bunun yerine şu sıra işe yarar:

• Mevcut listeleri toplayın, aynı konuyu soran tekrarları ayıklayın.
• Her soruya beklenen kanıtı ekleyin.
• Standart maddesi sütununu doldurun, madde ile soruyu eşleyin.
• Bir süreçle pilot denetim yapın, denetçilerin telefonda ne kadar rahat çalıştığına bakın.
• Açık bulguları eski listeden yeni sisteme taşıyın, böylece takip tek yerde toplanır.

Hazırlık için kuruluşun mevcut durumunu dışarıdan gören biri işi hızlandırır. Hangi listenin hangi standarda bağlandığı, hangi sorunun yıllardır cevapsız kaldığı çoğu zaman dışarıdan daha kolay görülür.

Kâğıt ve Excel listenin bedeli

Kâğıt listenin ilk bedeli çift işçiliktir: sahada yazılır, akşam bilgisayara geçirilir. İkinci bedel bilgi kaybıdır: elle yazılan not kısalır, fotoğraf ayrı yerde kalır. Üçüncüsü görünmezliktir: kaç sorunun açık olduğu, hangi sürecin üç yıllık planda geri kaldığı ancak raporlar tek tek açılınca anlaşılır. Excel ile telefona ya da tablete geçince çevrimdışı çalışma ve fotoğraf eklemek de ayrı sorun olur.

RedQ’da soru listesi

RedQ’da iç tetkik, süreç denetimi, ürün denetimi ve tedarikçi denetimi aynı soru listesi altyapısını kullanır. IATF 16949, ISO 9001 ve AS9100 soru listeleri hazır gelir. VDA 6.3 soruları telif nedeniyle gömülü değildir, kuruluş kendi kataloğunu yükler. Soru Listesi Şablonları Sistem Ayarları bölümünden yönetilir, kuruluş kendi sorularını ve beklenen kanıtlarını şablona ekleyebilir.

Denetçi soru listesini telefonda doldurur. Her cevaba fotoğraf ekleyebilir ve bulguyu sahada kaydeder. Bağlantı koparsa cevaplar telefonda bekler, bağlantı gelince sisteme kayıpsız işlenir. Rapor parmakla imzalanır. Majör bulgudan tek tıkla takip denetimi açılır ve denetim sonuçları yönetimin gözden geçirmesi açıldığında kayıtlardan derlenir. İşlem günlüğü kayıtlardaki değişikliği kişi ve zaman bilgisiyle gösterir.

Kendi soru listenizin RedQ’da nasıl yürüdüğünü görmek için canlı demo isteyebilirsiniz. Denetim bölümünün ekranlarını modüller sayfasında ve saha tarafını Saha bölümünde görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İç denetim soru listesi standart maddelerinden mi hazırlanmalı?

Yalnızca maddelerden hazırlanan liste kolay bir uygun cevabına yatkındır. Standart maddelerini, denetlenen sürecin kartındaki girdi, çıktı, gösterge ve risklerle birleştirmek daha iyi sonuç verir. Madde kapsamı bir sütun olarak durur, soru ise sürecin gerçek işine göre yazılır.

ISO 9001 iç denetim formu zorunlu mudur?

Standart belirli bir form biçimi dayatmaz. Denetim programının sıklık, yöntem, sorumluluk, planlama ve raporlamayı içermesini ister. Soru listesi bu yöntemin bir parçasıdır ve denetimin neye bakarak yapıldığını gösteren kayıt olarak işe yarar.

Denetimde soru listesi dışına çıkılabilir mi?

Çıkılabilir ve çıkılmalıdır. Liste denetçiye yol gösterir, denetçinin sahada gördüğü bir sorunu izlemesini engellemez. Listede olmayan ama bulguya dönüşen konu kayda ek soru olarak yazılır, böylece bir sonraki denetimde listeye girer.

İç denetimde kâğıt yerine telefon kullanmak denetim kanıtını zayıflatır mı?

Tersine, cevap anında kaydedilir, fotoğraf bulguya bağlanır ve kayıtta kişi ile zaman bilgisi kalır. Önemli olan telefondaki kaydın düzenli saklanması ve denetçinin raporu imzalamasıdır.