Tedarikçi Karnesi Nasıl Hazırlanır? Kalite, Teslimat ve 8D ile Puanlama

Tedarikçi karnesi, her tedarikçinin belirli bir dönemdeki kalite, teslimat ve iş birliği performansını tek sayfada puanlayan değerlendirmedir. Hangi tedarikçiyle çalışmaya devam edileceğine, hangisinden geliştirme planı isteneceğine ve hangisinin denetleneceğine bu karneye bakılarak karar verilir. Otomotivde müşteriler de tedarikçilerine karne gönderir, yani fabrikanın kendisi de çoğu zaman bir karnenin öteki ucundadır.

Standartlar tedarikçi değerlendirmesinde ne istiyor?

ISO 9001 madde 8.4.1, dış tedarikçilerin değerlendirilmesi, seçimi, performanslarının izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesi için kriterlerin belirlenip uygulanmasını ister. Bu faaliyetlerin ve sonuçlarının kaydı da tutulur.

IATF 16949 bunu somutlaştırır. Madde 8.4.2.4’e göre tedarikçi performansı en az şu göstergelerle izlenir:

• Teslim edilen ürünün şartlara uygunluğu
• Alıcı tesiste yaşanan müşteri kesintileri (bekletme ve sevkiyat durdurma dahil)
• Teslimat programına uyum
• Özel navlun (premium freight) sayısı

Müşteri bu bilgileri sağlıyorsa izlemeye şunlar da eklenir:

• Kalite ya da teslimatla ilgili özel statü bildirimleri
• Bayi iadeleri, garanti, saha aksiyonları ve geri çağırmalar

Madde 8.4.2.5 ise tedarikçi geliştirme faaliyetlerinin önceliğinin izleme sonuçlarına, ikinci taraf denetim bulgularına, tedarikçinin belgelendirme durumuna ve risk analizine göre belirlenmesini ister.

Karnede hangi göstergeler olur?

Kalite. En yaygın ölçü ppm’dir, yani milyon parçada hatalı parça sayısı. Hesabı basittir. Reddedilen adet teslim alınan adede bölünür ve bir milyonla çarpılır. Örneğin bir dönemde 50.000 adet teslim alınan bir parçadan 25 adet reddedildiyse ppm 500’dür.

Ppm’in yanında parti kabul oranı da kullanılır. Bu oran, giriş kontrolde kabul edilen parti sayısının toplam parti sayısına bölünmesiyle bulunur. Teslim ettikleri parça sayısı çok farklı olan tedarikçileri karşılaştırırken parti kabul oranı daha dengeli bir tablo verir.

Teslimat. Zamanında ve tam teslim oranı (OTD ya da OTIF) izlenir. Siparişte istenen tarihte ve miktarda gelen teslimatların toplam teslimata oranıdır. Erken teslimatın sapma sayılıp sayılmayacağı baştan tanımlanmalıdır.

Müşteri duruşu ve özel navlun. Tedarikçiden kaynaklanan bir sorun yüzünden müşteride hat durduysa ya da parça acil kargoyla getirildiyse bu olay karneye ayrıca işlenir. Bu olaylar az sayıda olsa da maliyeti yüksektir.

8D yanıt süresi ve kalitesi. Uygunsuzluk bildirildiğinde tedarikçinin geçici önlemi ve 8D’yi ne kadar sürede ve ne kadar eksiksiz gönderdiği ölçülür. Hata yapıp hızlı ve doğru tepki veren tedarikçi ile hiç cevap vermeyen tedarikçi aynı puanı almamalıdır. Tedarikçiden beklenen 8D’nin adımları için 8D raporu nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.

Göstergelerin ağırlığını her kuruluş kendi önceliğine göre belirler. Ağırlıkların yazılı olması ve dönem ortasında değişmemesi, karnenin tedarikçi gözünde tartışmaya açılmasını önler.

Örnek bir karne hesabı

Her gösterge önce 100 üzerinden puana çevrilir. Örneğin ppm hedefin altındaysa kalite bileşeni tam puan alır, hedefin üzerine çıktıkça puan düşer. Ardından bileşenler ağırlıklarıyla çarpılıp toplanır. Aşağıdaki ağırlıklar yalnızca hesabı göstermek için seçildi:

Bileşen	Ağırlık	Dönem puanı	Katkısı
Kalite (ppm ve parti kabul)	%40	90	36
Teslimat	%30	80	24
Müşteri duruşu ve özel navlun	%15	100	15
8D yanıt süresi	%15	70	10,5
Toplam			85,5

Bu tedarikçi kalitede iyi, teslimatta ve 8D yanıtında zayıf görünüyor. Bant sınırları 90 ve üzeri A, 80-89 B, 70-79 C, 70’in altı D olarak tanımlandıysa tedarikçi B bandına düşer. Geliştirme toplantısında konuşulacak konular da tablodan okunur. Bunlar geç gelen teslimatlar ve geciken 8D yanıtlarıdır.

A, B, C, D sınıflandırması

Toplam puan tedarikçiyi bir banda yerleştirir. Okul karnesine benzeyen bu yapı satın alma ile kalite arasında ortak bir dil kurar. Yaygın kullanımda bantlar şu anlama gelir:

• A. Onaylı tedarikçi, olağan takip.
• B. Kabul edilebilir, zayıf göstergeler için iyileştirme beklenir.
• C. Geliştirme planı istenir, tedarikçi denetimi planlanır.
• D. Yeni sipariş ve yeni parça verilmesi durdurulur, alternatif kaynak aranır.

Bant sınırlarını ve her bandın sonucunu tedarikçi değerlendirme prosedürü belirler. C ya da D alan tedarikçi için yapılanların kayıtlı olması, denetimde tedarikçi izleme sürecinin işlediğini gösterir.

Karne tedarikçiyle nasıl paylaşılır?

İçeride kalan karne tedarikçinin davranışını değiştirmez. Dönem sonunda her tedarikçiye kendi karnesi, puanın hangi kayıtlardan çıktığıyla birlikte gönderilir. Tedarikçi reddedilen partileri, 8D’lerini ve teslimat sapmalarını kendi kayıtlarıyla karşılaştırabilmelidir. Puanın dayanağı görünmezse ilk toplantı rakamların doğruluğunu tartışmakla geçer.

Karnesi düşen tedarikçiyle yapılan toplantıda geliştirme planı, sorumlular ve terminler yazılı hâle getirilir. Bir sonraki dönemin karnesi planın işleyip işlemediğini gösterir.

Tedarikçi seçimi ile performans izleme farkı

Karne, çalışılan tedarikçinin performansını izler. Yeni bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önceki değerlendirme ise ayrı bir süreçtir. IATF 16949 madde 8.4.1.2, tedarikçi seçiminde ürün uygunluğu ve kesintisiz tedarik riskinin, kalite ve teslimat geçmişinin ve tedarikçinin kalite yönetim sisteminin değerlendirilmesini ister. Seçim kararı farklı birimlerin katılımıyla verilir.

Madde 8.4.2.3 ise otomotiv ürünü tedarikçilerinin, müşteri aksini kabul etmedikçe ISO 9001 belgeli bir kalite yönetim sistemi kurmasını ve nihai hedef olarak IATF 16949’a ilerlemesini ister. Bu yüzden tedarikçi listesinde her tedarikçinin belge durumu ve belge geçerlilik tarihi de takip edilir.

Elle verilen puanın sorunu

Birçok fabrikada tedarikçi puanı yıl sonunda satın alma ya da kalite birimi tarafından bir Excel tablosunda elle verilir. Bu yöntemde puan, yılın son aylarındaki olaylardan fazla etkilenir. Puanı veren kişinin tedarikçiyle ilişkisi sonuca yansıyabilir. Karnede yazan puan giriş kontrol kayıtlarıyla karşılaştırıldığında tutmayabilir ve denetçi bu farkı sorar.

Puan kayıtlardan hesaplandığında giriş kontrolde reddedilen her parti ve gecikmiş her teslimat karneye kendiliğinden yansır. Kimin hesapladığından bağımsız olarak aynı kayıt aynı puanı verir.

RedQ’da tedarikçi karnesi

RedQ’da tedarikçi karnesi kalite, teslimat, müşteri duruşu ve özel navlun ile 8D yanıt süresi bileşenlerinden oluşur ve tedarikçiyi A, B, C ya da D bandına yerleştirir. Kalite puanı giriş kontrol kayıtlarındaki parti kabul oranı ve ppm değerinden hesaplanır ve elle değiştirilemez.

Tedarikçiler kendi kullanıcı hesaplarıyla girip kendilerine açılan uygunsuzlukları görür ve değişiklik bildirimi gönderir. Tedarikçi denetimleri de aynı bölümden izlenir.

Kendi tedarikçi listenizle nasıl çalıştığını görmek için canlı demo isteyebilirsiniz. Redline Quality ikinci taraf tedarikçi denetimi de yapar. Bugünkü durumunuz için ücretsiz ön analiz talebi bırakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Tedarikçi değerlendirmesi ne sıklıkla yapılır?

Standartlar sabit bir sıklık vermez. Birçok kuruluş karneyi aylık ya da üç aylık dönemlerle hazırlar. Yalnızca yıllık yapılan değerlendirme tedarikçideki sorunları geç gösterir.

Ppm nasıl hesaplanır?

Ppm, reddedilen adedin teslim alınan adede bölünüp bir milyonla çarpılmasıyla bulunur. Örneğin 50.000 adet teslimatta 25 adet ret 500 ppm eder.

Karnesi düşük tedarikçiyle ne yapılır?

Tedarikçiden geliştirme planı istenir, gerekirse tedarikçi denetimi yapılır. Puan düzelmezse yeni sipariş ve yeni parça verilmesi durdurulup alternatif kaynak aranır. Bu adımlar tedarikçi değerlendirme prosedüründe yazılı olmalıdır.