Kalite Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir? Ölçütler ve Demoda Sorulacaklar

Kalite yönetim yazılımı seçerken en güvenilir yöntem, ekranlara değil kendi işlerinize bakmaktır. Bugün Excel’de, klasörde ve WhatsApp’ta yürüttüğünüz altı ya da yedi işi yazın, sonra her adayın bu işleri sizin kayıtlarınızla baştan sona çalıştırıp çalıştırmadığını sınayın. Özellik listesi hepsinde benzer görünür, farkı kuralların sistemde durup durmadığı ve geçişin nasıl yapıldığı ortaya çıkarır.

Seçimden önce yapılacak hazırlık

Satıcılarla görüşmeden önce kalite ekibinin elinde tek sayfalık bir liste olmalıdır. Liste şunları içerir:

• Kayıtların bugün tutulduğu yer: DÖF listesi, kalibrasyon planı, tedarikçi puanları, iç tetkik soruları, doküman listesi.
• Her kaydın sahibi ve ne sıklıkla güncellendiği.
• Son iki denetimde ya da müşteri ziyaretinde kayıt bulmak için harcanan zaman ve bulunamayan kayıtlar.
• Müşteriye özel şartlardan gelen ve sistemde izlenmesi gereken talepler.
• Yazılımı kimlerin kullanacağı: kalite ekibi, üretim, satın alma, tedarikçiler.

Bu liste iki işe yarar. Satıcıya “ne istediğinizi” net anlatmanızı sağlar ve değerlendirme sonunda adayları aynı ölçüyle karşılaştırmanıza imkân verir. Listede bulunmayan bir özellik, demoda ne kadar çekici olursa olsun, puana girmez.

Değerlendirme ölçütleri

Aşağıdaki tablo, her aday için aynı biçimde doldurulabilir. Son sütun demo günü satıcıdan canlı göstermesini isteyeceğiniz şeydir.

Ölçüt	Neye bakılır	Demoda isteyin
Standart bağı	Kayıtlar ISO 9001, IATF 16949 ya da AS9100 maddelerine bağlanıyor mu	Bir bulgudan ilgili madde ve sürece gitmek
Kuralların sistemde durması	Kapanmamış bağlı kayıt varken ana kayıt kapanabiliyor mu	Kapanmayı denemek
Kayıt izi	Kim, neyi, ne zaman değiştirdi görülüyor mu	Bir kaydı değiştirip günlükte aramak
Aktarım	Mevcut Excel kayıtları nasıl taşınıyor	Sizin dosyanızdan örnek aktarım
Saha kullanımı	Telefonda ve bağlantı koptuğunda çalışıyor mu	Uçak modunda soru listesi doldurmak
Tedarikçi erişimi	Tedarikçi kendi kayıtlarını görebiliyor mu	Tedarikçi rolüyle girmek
Raporlama	Pano ve raporlar kayıtlardan mı besleniyor, elle mi dolduruluyor	Bir göstergenin hangi kayıttan geldiğine inmek
Güvenlik	İki adımlı doğrulama, yetki ayrımı, saklama ve imha	Rol bazlı yetki ekranı
Destek	Kurulum, eğitim ve denetime hazırlıkta kim yanınızda	Kimin, hangi işte, nasıl destek verdiğinin yazılı hali

Kuralın sistemde durması ne demek

En çok atlanan ölçüt budur. Pek çok yazılım kayıt tutar ama kuralı uygulamaz. Örneğin şikâyet kaydı açıktır, bağlı 8D henüz kapanmamıştır ve yine de şikâyet “kapalı” yapılabilir. Süresi geçmiş bir ölçüm cihazı hâlâ kullanıma açık görünür. Tedarikçi puanı bir kişinin elle yazdığı bir sayıdır.

Bu durumda yazılım, Excel’in daha düzenli bir halidir. Kontrol yine kişiye kalır, kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında kural da ortadan kalkar. Demoda “Bu kuralı kullanıcı unutursa sistem ne yapar?” diye sorun. Cevap “uyarı verir” ise uyarı okunmayabilir. Cevap “kayıt ilerlemez” ise kural sistemde durur.

Aynı bakışı kendi süreçleriniz için yapın. DÖF nasıl yürütülür yazısındaki kapanış kontrolleri, kalibrasyon takibi yazısındaki cihaz kilidi ve tedarikçi karnesi yazısındaki puanın kaynağı birer deneme senaryosudur.

Dokümanlar ve kayıtlar için ne istenir

ISO 9001’in dokümante bilgi başlığı (madde 7.5), bilginin ihtiyaç duyulan yerde ve zamanda erişilebilir olmasını, korunmasını ve değişikliğinin kontrol edilmesini ister. ISO TC 46/SC 11 çalışma grubunun dokümante bilgi üzerine açıklayıcı notu bunu teknoloji açısından da açar. Erişim kuralları kişiler ve yetkileri tanımlanarak sisteme uygulanır. Değişiklikler, erişimi ve sürüm tarihlerini yakalayan kontrol bilgisiyle izlenebilir. Her dokümante bilginin, eski ve yürürlükten kalkmış sürümler dahil, bir saklama süresi olmalıdır. Süre dolunca yapılacak işlem, örneğin imha, gözetim altında yapılır ve belgelenir.

Bu not bir yazılım şartı koymaz ancak yazılımda aranacakları sıralar. Seçimde şu sorular sorulur:

1. Doküman revizyonu onay almadan yayına çıkabiliyor mu?
2. Eski revizyon sahada kullanıma karşı nasıl işaretleniyor?
3. Kayıt saklama süresi doküman ya da kayıt türüne göre tanımlanıyor mu?
4. Süresi dolan kaydın imhası kayıt altına alınıyor mu?
5. Bir kaydı kimin değiştirdiği ve ne zaman değiştirdiği sonradan görülebiliyor mu?

Kişisel veri içeren kayıtlarda saklama ve imha ayrıca KVKK kapsamına girer. Bu konuda kuruluşun hukuk danışmanına ya da KVKK uzmanına teyit ettirin.

Excel’den geçiş

Geçiş sorusu çoğu zaman seçimin sonunda akla gelir, oysa en çok emek orada harcanır. Üç konu en baştan netleşmelidir.

• Hangi kayıtlar taşınacak. Açık DÖF’ler, geçerli kalibrasyon kayıtları, onaylı tedarikçi listesi ve yürürlükteki dokümanlar taşınır. Kapanmış beş yıllık kayıtların hepsini taşımak şart değildir, arşiv olarak durabilir.
• Liste temizliği. Aynı cihazın üç farklı yazımı, aynı tedarikçinin iki kodu aktarımdan önce düzeltilir. Aksi halde yeni sistem eski dağınıklığı taşır.
• Hatalı satırların akıbeti. Aktarım sırasında reddedilen satırların neden reddedildiği satır numarasıyla gösterilmeli, geçerli satırlar işlenmeye devam etmelidir.

Çıkış yolu da sorulmalıdır. Verinizin Excel ya da CSV olarak geri alınıp alınamadığı, bugünden bilinmesi gereken bir güvence konusudur.

Demo günü için kontrol listesi

Demoyu satıcının hazırladığı akışla değil, kendi kayıtlarınızla yaptırın. Şunları deneyin:

• Bir müşteri şikâyeti açtırın ve ona bağlı 8D’yi kapatmadan şikâyeti kapatmayı deneyin.
• Süresi geçmiş bir cihazı kullanıma almayı deneyin.
• Tedarikçi karnesindeki bir puanın hangi kayıttan geldiğini sorun ve elle değiştirmeyi deneyin.
• Telefonda bir soru listesini bağlantı kapalıyken doldurtun.
• Bir kaydı değiştirtin, ardından işlem günlüğünde o değişikliği arayın.
• Tedarikçi rolüyle giriş yapın ve neyin göründüğüne bakın.
• Kendi Excel dosyanızdan on satırlık bir aktarım yaptırın.

Sonra aynı listeyi ikinci ve üçüncü adaya uygulayın. Kimin kuralı sistemde tuttuğu, kimin sadece uyardığı bu tur sonunda açıkça görünür.

Seçimde sık yapılan hatalar

• Fiyata erken odaklanmak. Kullanıcı sayısına göre sabit görünen bir fiyat, kurulum, eğitim ve aktarım işi hesaba girmeyince yanıltır. Teklifin neleri kapsadığı yazılı alınmalıdır.
• Yalnızca kalite ekibiyle karar vermek. Sahayı kullanacak denetçi ve vardiya sorumlusu demoya katılmazsa telefondaki akışın sahaya uyup uymadığı geç anlaşılır.
• Standart kapsamına bakmamak. IATF 16949, AS9100 ve ISO 9001 farklı modüller ister. Aranan hazır soru listelerinin ve ekranların seçilen pakette gerçekten açık olduğu sorulmalıdır.
• Danışmanlığı ayrı düşünmek. Yazılım kurulur ama kuruluşun süreç kartları, soru listeleri ve hedefleri yok sayılırsa içi boş kalır. Kurulumda ve denetime hazırlıkta kimin yanınızda olacağı baştan yazılmalıdır.
• Pilotsuz geçmek. Tüm süreçleri aynı gün taşımak yerine bir süreçle ve bir denetim döngüsüyle deneme yapmak, hatayı küçükken gösterir.

RedQ’da seçim ölçütlerinin karşılığı

RedQ, kayıtları tek veritabanında tutar ve kuralları sistemin içine koyar. Bağlı 8D kapanmadan şikâyet kapanmaz. Uygun olmayan ürün kaydı açıldığında parti karantinaya alınır. Süresi geçen ölçüm cihazı kullanıma kilitlenir. Tedarikçi karnesinin kalite puanı giriş kontrol kayıtlarından hesaplanır ve elle değiştirilemez. Yönetimin gözden geçirmesi açıldığında girdiler kayıtlardan derlenir.

Kayıt izi için Sistem Ayarları altında İşlem Günlüğü vardır ve kayıtlardaki değişiklikleri kişi ve zaman bilgisiyle gösterir. Kayıt Saklama ve İmha ile KVKK ekranları aynı bölümdedir. Kullanıcılar iki adımlı doğrulama kurabilir, kuruluş bunu herkes için zorunlu tutabilir. Tedarikçiler kendi hesaplarıyla girip kendilerine açılan uygunsuzlukları görür. Soru listesi telefonda doldurulur, bağlantı koparsa cevaplar cihazda bekler.

Kullanıcılar, dokümanlar, süreç kartları, açık DÖF’ler, eğitimler, tedarikçiler, ekipman ve partiler Excel ya da CSV ile toplu aktarılır. Geçerli satırlar işlenir, hatalı satırlar satır numarası ve sebebiyle listelenir. Listelerin çoğu Excel’e geri alınabilir. RedQ bulutta, Microsoft Azure üzerinde çalışır, program kurulmaz. Fiyat seçilen pakete ve kapsama göre teklifle belirlenir. Paket farklarını paketler sayfasında, bölümleri ve ekran adlarını Sistem Ayarları bölümünde görebilirsiniz.

Yukarıdaki demo listesini RedQ üzerinde kendi kayıtlarınızla denemek için canlı demo isteyebilirsiniz. Redline Quality uzmanlarıyla bugünkü durumu konuşmak için ücretsiz ön analiz talebinde bulunabilirsiniz. Başka bir kalite ekibinin aynı soruları nasıl sorduğunu görmek için iç denetim soru listesinin kâğıttan yazılıma geçişini anlatan yazıya da bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kalite yönetim yazılımı zorunlu mudur?

Hayır. ISO 9001 de IATF 16949 da belirli bir yazılım istemez, kayıtların kontrollü tutulmasını ister. Excel ve klasörle de bu sağlanabilir. Yazılım, kayıtların sayısı ve ekibin büyüklüğü arttıkça kontrolü kişiye bağlı olmaktan çıkarmak için tercih edilir.

Kalite yönetim yazılımı seçerken en önemli ölçüt nedir?

Kuruluşun bugün Excel'de ya da kâğıtta yürüttüğü kendi işlerinin yazılımda baştan sona çalışması. Şikâyetten 8D'ye, kalibrasyondan ölçüm cihazı kilidine kadar kendi kayıtlarınızla yapılan bir deneme, hazır demodan daha çok şey söyler.

Mevcut Excel kayıtları yeni yazılıma aktarılabilir mi?

Çoğu yazılım Excel veya CSV ile toplu aktarım sunar. Önemli olan hatalı satırların neden reddedildiğinin satır numarasıyla gösterilmesi ve aktarımdan önce listelerin temizlenmiş olmasıdır.

Kalite yazılımı denetimde kanıt olarak kabul edilir mi?

Standartlar kaydın hangi araçta tutulduğuna bakmaz, kaydın kontrollü, izlenebilir ve erişilebilir olmasına bakar. Kimin ne zaman değiştirdiğini gösteren bir işlem günlüğü ve geriye dönük erişim bu yüzden önemlidir.