Uygun Olmayan Ürün Formu ve Prosedürü: Karantina, Karar ve Kayıt

Uygun olmayan ürün, şartı karşılamadığı fark edilen üründür. Prosedürün işi, bu ürünün fark edildiği anda ayrılması, kimin ne karar verdiğinin yazılması ve kararın uygulanıp uygulanmadığının kanıtlanmasıdır. Bir uygun olmayan ürün formu bu üç şeyi tek kayıtta toplamalıdır: ürün nerede duruyor, ne kararı verildi, karar uygulandı mı.

ISO 9001 bu konuyu madde 8.7 “Uygun olmayan çıktıların kontrolü” başlığında toplar. Standart sahada kullanılan isimleri dayatmaz ama beklentisi nettir: uygun olmayan ürün yanlışlıkla kullanılmamalı ya da teslim edilmemeli, yapılan her şey kayda geçmelidir.

Standart ne istiyor?

ISO 9001 madde 8.7.1, uygunsuzluğun niteliğine ve etkisine göre uygun eylemin seçilmesini ister. Standartta sayılan seçenekler şunlardır:

• Düzeltme, yani ürünü işlemek, ayıklamak ya da yeniden işlemek
• Ürünü ayırmak, kontrol altına almak, tedarikçiye iade etmek ya da ürün ve hizmet sunumunu askıya almak
• Müşteriyi bilgilendirmek
• Şartı karşılamayan ürünün kabulü için yetkili onayı almak (sapma izni, imtiyazlı kabul)

Düzeltilen ürün şartlara göre yeniden doğrulanır. Madde 8.7.2 ise saklanacak kayıtları sayar: uygunsuzluğun tanımı, alınan faaliyetler, verilen sapma izinleri ve kararı veren yetkili.

IATF 16949, bu maddeyi otomotivde yedi alt maddeyle açar. 8.7.1.1 müşterinin sapma iznini, 8.7.1.2 müşterinin belirlediği süreci, 8.7.1.3 şüpheli ürünün kontrolünü, 8.7.1.4 yeniden işlenen ürünün kontrolünü, 8.7.1.5 onarılan ürünün kontrolünü, 8.7.1.6 müşteriye bildirimi, 8.7.1.7 ise uygunsuz ürünün nihai kararını ele alır. Yeniden işleme konusunda AIAG de, kontrol planında belirtilen her özellik için olası yeniden işlemin riskinin FMEA’da ele alınmasını hatırlatıyor.

Prosedür hangi adımlardan oluşur?

Sahada işleyen bir prosedür çoğunlukla şu sırayı izler:

1. Fark etme ve durdurma. Uygunsuzluğu bulan kişi ürünü ayırır. Bu kişinin hat durdurma ya da ayırma yetkisi baştan yazılıdır.
2. Kayıt açma. Ürün, parti, miktar, tespit yeri ve tespit eden kişi forma yazılır. Hatanın tanımı ölçülebilir olur: “yüzey kötü” yerine, örnek olarak, “kaplama kalınlığı 8 mikron, şart en az 12”.
3. Karantina. Ürün işaretli ve kontrollü bir alana alınır. Etiket tek başına yetmez, çünkü etiket düşebilir. Alanın girişi ve ürünün oradan çıkışı kontrol edilir.
4. Kapsamı belirleme. Aynı hata başka partide, başka vardiyada, sevk edilmiş üründe ya da hatta bekleyen yarı mamulde var mı diye bakılır. Şüpheli ürün de aynı kontrole alınır.
5. Karar. Yetkili kişi kararı verir: yeniden işleme, ayıklama, hurda, tedarikçiye iade ya da sapma izniyle kabul.
6. Uygulama ve doğrulama. Yeniden işlenen ürün yeniden kontrol edilir. Hurdaya ayrılan ürün kullanılamaz hâle getirilir ya da kontrollü kalır, böylece iyi ürünün arasına karışmaz.
7. Kapanış. Karar uygulandıktan sonra kayıt kapanır. Neden aranması gereken durumlarda DÖF ya da 8D açılır.

Karar seçenekleri nasıl ayrılır?

Karar tablosu prosedüre yazılırsa her seferinde yeniden tartışılmaz:

Karar	Ne zaman	Kayıtta durması gereken
Yeniden işleme	Ürün işlemle şartı karşılayabiliyorsa	Yeniden işleme talimatı, sonraki kontrol sonucu
Ayıklama	Hata partinin bir kısmındaysa	Kontrol yöntemi, ayıklanan ve geçen miktar
Hurda	Düzeltme mümkün değilse	Miktar, onaylayan, kullanılamaz hâle getirme kanıtı
Tedarikçiye iade	Hata dışarıdan gelen üründeyse	İade tarihi, tedarikçiye giden bildirim
Sapma izniyle kabul	Ürün şartı karşılamıyor ama kullanılabilir bulunuyorsa	Onaylayanın yazılı izni, miktar ya da süre sınırı

Sapma izni en çok denetim sorusu çıkan satırdır. İzin verilen miktar ya da süre sınırı yazılı olmalı, kullanılan miktar bu sınırdan düşülmelidir. Süresi geçmiş bir izinle sevk edilen parti uygunsuz ürün sevkiyatıdır.

Uygun olmayan ürün formunda neler olmalı?

Excel ya da Word formu kullanıyorsanız şu alanlar eksik olmamalıdır:

• Kayıt numarası ve açılış tarihi
• Ürün kodu, parti ya da seri numarası, etkilenen miktar
• Hatanın nerede ve kim tarafından bulunduğu (giriş kontrol, proses, son kontrol, müşteri)
• Uygunsuzluğun ölçülebilir tanımı ve ilgili şart
• Ürünün bulunduğu yer (karantina alanı, sevk deposu, müşteri)
• Etki alanı: başka parti, sevk edilmiş miktar
• Karar, kararı veren kişi ve tarihi
• Sapma izni numarası, miktar ya da süre sınırı
• Kararın uygulandığının kanıtı ve kontrol sonucu
• Bağlı DÖF ya da 8D numarası
• Kapanış tarihi

Sevk edilmiş ürün varsa müşteri bildirimi de forma girer. Müşteriye özel şartlar bildirim süresi koyabilir. Ford’un şartları, sevk edilmiş uygunsuz ürün için 24 saat içinde ya da daha kısa sürede bildirim istiyor. Kendi müşterilerinizin şartlarını müşteriye özel şartlar listenizden kontrol edin.

Excel formunda sık görülen sorunlar

Karantina kayıtta var, sahada yok. Forma “karantinaya alındı” yazılır ama ürün hâlâ hattın yanındaki kasadadır. Kırmızı etiket düştüğünde kasa sevkiyata karışabilir. Kayıt ile fiilî durum arasındaki fark, uygun olmayan ürünle ilgili en pahalı hatadır.

Karar var, yetkili yok. Formda “hurda” yazar ama kararı kimin verdiği belli değildir. Standart, kararı veren yetkilinin kayıtta olmasını ister.

Sapma izninin sınırı takip edilmez. İzin 500 adet içindir ama kaç adedin kullanıldığı kimsenin elinde değildir. Sınır aşılır ve fark denetimde ortaya çıkar.

Her kayıt DÖF’süz kapanır. Aynı hata her ay yeniden kayıt açar ve kimse bunları yan yana görmez. Tekrar eden uygunsuzluğun nedenine gitmek için DÖF ve 8D süreçlerine bağlantı kurulmalıdır.

Ölçüm cihazı şüphesi atlanır. Hata, süresi geçmiş ya da sapmış bir cihazla yapılan ölçümden geliyor olabilir. Bu durumda kalibrasyon sonucuna bakmak gerekir.

Liste büyür, kimse özet görmez. Kaç kayıt açık, kaç parti karantinada, hangi hata tekrarlıyor sorularının cevabı her seferinde elle sayılır.

Excel’den yazılıma geçerken

Geçişte önce mevcut formdaki alanlar gözden geçirilir. Yeni sistem formu aynen kopyalamak için değil, kuralları sistemin içine koymak için kullanılmalıdır. Pratik sıra şöyle olabilir:

• Açık kayıtları listeleyin. Kapanmış eski kayıtlar için bile ürün ve parti alanlarını tutarlı hâle getirin.
• Ürün ve parti kodlarının yazımını düzeltin. Aynı parça üç farklı yazılmışsa karantina kontrolü eşleşmez.
• Karar seçeneklerini ve kimin hangisini verebileceğini yazın.
• Sapma izni için miktar ya da süre sınırının nerede tutulacağına karar verin.
• Hangi kayıtların DÖF ya da 8D açacağını baştan tanımlayın.
• Bir hat ya da bir müşteriyle başlayıp sevkiyat kontrolünün gerçekten durdurduğunu deneyin.

Bu çalışma yazılımdan önce de işe yarar. Kayıt ile ürünün yeri arasındaki bağ kurulmadıkça en iyi form bile kâğıt üzerinde kalır.

RedQ’da uygun olmayan ürün kaydı

RedQ’da Saha bölümündeki Uygun Olmayan Ürün ekranında bir kayıt açıldığı anda ilgili parti karantinaya alınır. Parti, sevkiyat kontrolünde durur ve sevk edilemez olarak görünür. Bu kural kullanıcının hatırlamasına bırakılmaz, kaydın kendisinden çıkar.

Partiyi onaylı ve süresi geçmemiş bir sapma izni olmadan serbest bırakmak mümkün değildir. İmtiyazlı kabul yapıldığında kullanılan miktar sapma izninden düşülür, böylece iznin sınırı sistemde izlenir. Şikâyet ve giriş kontrol kayıtları da aynı bölümden açılır, bağlı 8D kapanmadan şikâyet kapanmaz.

Bugün Excel’de tuttuğunuz partiler ve açık DÖF’ler toplu aktarılır. Geçerli satırlar işlenir, hatalı satırlar satır numarası ve sebebiyle listelenir. Kayıtlar yönetimin gözden geçirmesine girdi olarak derlenir.

Kendi uygun olmayan ürün formunuzun RedQ’da nasıl yürüdüğünü görmek için canlı demo isteyebilirsiniz. Saha bölümündeki ekranları modüller sayfasında inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Uygun olmayan ürün formunda hangi bilgiler bulunmalı?

Kayıt numarası, tarih, ürün ve parti bilgisi, uygunsuzluğun ölçülebilir tanımı, etkilenen miktar, bulunduğu yer, verilen karar, kararı veren kişi ve kararın uygulandığının kanıtı bulunmalıdır. ISO 9001 madde 8.7.2, uygunsuzluğun niteliğinin, alınan faaliyetlerin, verilen sapma izinlerinin ve kararı veren yetkilinin kayıtta durmasını ister.

Uygun olmayan ürün için her zaman DÖF açılır mı?

Her kayıt için açılmaz. Tek seferlik ve nedeni belli bir hata düzeltmeyle kapanabilir. Hata tekrar ediyorsa, müşteriye ulaştıysa ya da nedeni bilinmiyorsa kök neden aranır ve DÖF ya da 8D açılır. Bu değerlendirmenin sonucu kayda yazılmalıdır.

Sapma izni ile imtiyazlı kabul aynı şey mi?

Sahada çoğunlukla aynı iş için kullanılıyor. Şartı karşılamayan ürünün, bu ürünü kullanacak tarafın yazılı onayıyla ve belirli miktar ya da süreyle kabul edilmesidir. Onay olmadan serbest bırakılan ürün, denetimde sevkiyat kontrolünün çalışmadığı anlamına gelir.

Uygun olmayan ürün müşteriye gitmişse ne yapılır?

ISO 9001 madde 8.7.1 müşterinin bilgilendirilmesini bir eylem olarak sayar. IATF 16949 bunu 8.7.1.6 numaralı ayrı bir madde olarak ister. Ford'un müşteriye özel şartları, sevk edilmiş uygunsuz ürün için 24 saat içinde ya da daha önce bildirim bekliyor. Kendi müşterinizin süresi için müşteriye özel şartlar listenize bakın.